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Datenschutzerklärung

Vorzimmer ist ein KI-Telefonassistent. Er nimmt Anrufe an, die die Nutzerin oder der Nutzer („Nutzer“) nicht annimmt, und erstellt daraus eine Telefonnotiz. Diese Erklärung gilt für Nutzer der App, für Anrufer und für Besucher unserer Website.

1. Verantwortlicher

Relativity GmbH, Breite Straße 25, 13597 Berlin, E-Mail: info@mind-verse.de

2. Wenn Sie einen Vorzimmer-Nutzer anrufen

Sie sprechen mit einer KI; das sagt sie zu Beginn des Gesprächs. Das Gespräch wird in Echtzeit verarbeitet, automatisch verschriftlicht und zusammengefasst, damit der Nutzer Ihre Nachricht erhält. Es werden keine Tonaufnahmen gespeichert. Verarbeitet werden Ihre Rufnummer, Ihre Angaben im Gespräch (z. B. Name, Anliegen, Rückrufwunsch) und das Transkript. Der Nutzer kann das Gespräch live mitlesen und es übernehmen (dann sprechen Sie direkt mit ihm); auf Wunsch kann die KI einen Termin mit Ihnen vereinbaren. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Nutzers, Nachrichten entgegenzunehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sowie Ihre Einwilligung durch Fortsetzen des Gesprächs nach dem Hinweis zu Beginn. Sie können jederzeit auflegen und der Verarbeitung widersprechen. Die Telefonnotiz wird Ende-zu-Ende-verschlüsselt an das iPhone des Nutzers übermittelt; danach können wir sie nicht mehr lesen und löschen sie nach Abruf, spätestens nach 30 Tagen. Für die weitere Speicherung auf dem iPhone ist der Nutzer verantwortlich.

3. Als Nutzer der App

• Konto: ein Geräteschlüssel (öffentlicher Teil), Ihr Name, Ihre Handynummer und Ihre Assistenten-Einstellungen (Begrüßung, Wissen, Abwesenheitsnotiz) – mit unserem Serverschlüssel verschlüsselt gespeichert, zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Anrufregeln: Rufnummer, Name, Aktion und Anweisung nur für Kontakte, für die Sie eine Regel anlegen – mit unserem Serverschlüssel verschlüsselt; zum Nachschlagen dient ein kryptografischer Index der Nummer.
• Kontakte und CRM: Ihr Adressbuch und Ihr CRM bleiben auf Ihrem iPhone. Übertragen werden nur die Kontakte, für die Sie eine Regel anlegen (siehe oben).
• Abo: Die Zahlung wickelt Apple ab. Wir erhalten von Apple nur Produkt, Laufzeit und Status.
• Mitteilungen: ein Push-Token; Inhalte von Mitteilungen sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Erlauben Sie Live-Aktivitäten, zeigt der Sperrbildschirm während eines Gesprächs nur „Anruf“ bzw. „Wichtiger Anruf“; Kontaktnamen bzw. gekürzte Nummer nur, wenn Sie „Namen auf dem Sperrbildschirm“ einschalten – diese Angabe läuft dann unverschlüsselt über Apple, nie das Gespräch selbst. Nutzen Sie „Anrufe in der App annehmen“, erreicht der Anruf Ihr iPhone über Twilio und Apple (VoIP); dabei wird die Rufnummer des Anrufers übermittelt.
• Termine: Ihre Arbeitszeiten und belegten Zeiten (ohne Titel) speichern wir verschlüsselt, damit der Assistent freie Termine anbieten kann; gebuchte Termine nur als Zeitraum bis einen Tag danach.
• Diagnose: Bricht ein Anruf in der App ab, übermittelt die App Art und Fehlercode – ohne Rufnummern oder Inhalte.

4. Wenn Sie unsere Website besuchen

Unsere Website informiert über die App. Sie setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbewerkzeuge und lädt keine Inhalte von anderen Anbietern; Schriften und Bilder werden mit der Website ausgeliefert.

Ausgeliefert wird die Website von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, als Auftragsverarbeiter. Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare die technisch nötigen Daten Ihres Zugriffs, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie Angaben zur Anfrage wie aufgerufene Adresse, Zeitpunkt und Browserkennung, um die Seiten auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Wir selbst werten diese Zugriffsdaten nicht aus.

Links zum App Store führen zu Apple; dort gilt die Datenschutzerklärung von Apple. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verwenden wir Ihre Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Twilio Ireland Ltd. (Telefonie, Anrufe in der App) – Verarbeitung auch in den USA auf Basis des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Twilio speichert Verbindungsdaten (Rufnummern, Zeitpunkte, Dauer) nach eigenen Aufbewahrungsfristen.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Gemini API: Spracherkennung, Sprachausgabe, Zusammenfassung). Dafür erhält Google während des Gesprächs Ton und Text sowie die Angaben, die die KI braucht: Name des Nutzers, Begrüßung, Wissen, Abwesenheitsnotiz, Name und Anweisung zum Anrufer, die Rufnummer des Anrufers und freie Termine. Im bezahlten Tarif ohne Nutzung zum Training; Übermittlung in die USA möglich (DPF/SCC).
• Fly.io, Inc. (Hosting, Region Frankfurt).
• Apple Inc. (Mitteilungen, Live-Aktivitäten, VoIP-Anrufe, App Store).
• Cloudflare, Inc. (Auslieferung der Website, siehe Abschnitt 4) – Verarbeitung auch in den USA auf Basis des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

6. Speicherdauer

Telefonnotizen auf dem Server bis zum Abruf, höchstens 30 Tage. Kontodaten bis zur Löschung des Kontos in der App („Konto & Nummer löschen“), die sofort wirkt; verschlüsselte Datensicherungen unseres Hosters werden innerhalb weniger Tage überschrieben. Server-Protokolle enthalten keine Gesprächsinhalte und nur gekürzte Rufnummern. Zugriffsdaten der Website verarbeitet Cloudflare nach eigenen Angaben nur für begrenzte Zeit; wir rufen sie nicht ab.

7. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Anfragen an info@mind-verse.de.

Stand: November 2026